Meetings: Mit diesen 6 Tricks bleiben alle fokussiert!

Wir kennen es: Die Konferenz zieht sich und wir verlieren den Fokus. Es fällt dir schwer, aufmerksam zu bleiben und am Ball zu bleiben. Aber was können wir tun, um stetig konzentriert zu bleiben? Und welche Tipps gibt es für denjenigen, der das Meeting führt?

Was kannst du tun, um das Meeting so produktiv wie möglich zu gestalten? Erfahre in diesem Beitrag mehr!

So bleibst Du immer konzentriert im Meeting: 3 Tipps

Tipp 1: Schalte die Benachrichtigungen aus – an Smartphone und Desktop

Jede WhatsApp Nachricht, jede Mail, jede Benachrichtigung lenkt uns ab. Verschiebt unseren Fokus. Denn dafür sind diese Mitteilungen ja auch da. Sie machen uns auf eine eingehende Nachricht aufmerksam. In einer Besprechung soll dein Fokus aber einzig und allein im Meeting liegen.

Schalte also aktiv alle Benachrichtigungen aus oder lass nur die wichtigsten an. Das Smartphone wird am besten lautlos geschaltet und weggelegt, um es deiner Aufmerksamkeitsspanne so einfach wie möglich zu machen.

Tipp 2: Erledige deine Aufgaben nach der Konferenz

Gerade, wenn die Konferenz online ist, verleitet das dazu ein paar Tasks schon währenddessen zu bearbeiten. Du beantwortest schnell eine Mail oder stellst einen weiteren Termin ein. Fühlt sich im ersten Moment sehr produktiv und zeitsparend an, kann aber im Nachhinein eher Zeit kosten. Du hast wichtige Infos nicht mitbekommen oder ein falsches Datum eingestellt, weil du bei keiner der beiden Aufgaben richtig konzentriert warst. Schreib wichtige Dinge, die dir einfallen, kurz auf und erledige sie dann später. Hier gilt die Devise: Eins nach dem anderen.

Tipp 3: Mach dir Notizen oder Sketchnotes

Dieser Punkt knüpft direkt an Tipp 2 an. Wenn dir etwas Wichtiges einfällt, schreib es direkt auf. Aber auch wenn wichtige Infos im Meeting besprochen werden, hilft es, diese gleich schriftlich festzuhalten. Meist ist unser erster Impuls zu glauben, wir könnten uns das alles merken. Geh hier aber besser auf Nummer sicher und bleibe so immer aufmerksam.

Ein Meeting nach dem anderen und der Tag geht zu schnell rum?

Das richtige Zeitmanagement ist das A und O. Erfahre in unserem Beitrag wichtige Tipps, um deinen Arbeitsalltag richtig zu organisieren.

So bleiben alle in deinem Meeting fokussiert: 3 Tipps

Tipp 1: Setze klare Zeitlimits und beende die Besprechung, wenn es vorbei ist

Nichts ist ärgerlicher als verschwendete Zeit und ein Meeting, das 20 Minuten länger dauert als angesetzt. Die Kollegen haben eventuell Anschlusstermine oder andere wichtige Aufgaben, die erledigt werden müssen. Mache dir vorher Gedanken, wie viel jeder ungefähr an Redezeit haben soll, gerade wenn es ein regelmäßiger Termin ist. Du musst die Zeit im Blick haben und auch Einhalt gebieten, sollte ein Teilnehmer zu sehr ausschweifen. So bleibt alles organisiert, produktiv und im Zeitrahmen.

Spaß im Meeting
Bei der richtigen Gestaltung eines Meetings, kann dieses auch richtig Spaß machen (© stock.adobe.com/ Jacob Lund)

Tipp 2: Lade nur die notwendigen Leute ein

Wer ist wirklich wichtig für diese Besprechung? Wer könnte nur optional eingeladen werden und wessen Meinung benötigen wir nicht oder erst zu einem späteren Zeitpunkt? Diese Fragen solltest du dir auf jeden Fall vor der Besprechung stellen. So wird die Konferenz nicht überladen und es werden nur die relevanten Inputs gegeben.

Tipp 3: Sende immer eine Agenda

Eine Agenda gibt immer ein wichtiges Outlining für das Meeting. Versende diese am besten immer schon ein paar Stunden vorher, sodass sich alle Teilnahme entsprechend vorbereiten können und wissen, was auf sie zukommt. Jeder deiner Kollegen kommt top informiert und ihr könnt so direkt ohne große Erklärungen starten und verschwendet keine Zeit. Außerdem schaltet man oft auch schneller ab, wenn man nicht versteht, worum es geht. Diesen Fall verhinderst du so.

Unser Bonus-Tipp: Schicke hinterher eine Mail mit To-Do’s und Zuständigkeiten

Damit ihr nach dem wichtigen Meeting die Punkte abarbeiten könnt, empfiehlt es sich, dass du eine kurze Mail mit den wichtigsten To-Do’s und Zuständigkeiten an die Teilnehmer schickt. Sollte jemand kurz unaufmerksam gewesen sein, kann er trotzdem einsehen, wer für welche Aufgabe zuständig ist.

Außerdem hilft die Mail dabei, bei einem Folge-Meeting noch einmal die Punkte durchzugehen und zu besprechen, ob einzelne Aufgaben und Schritte bereits erledigt wurden und wo es noch Klärungsbedarf gibt.


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